El archivo general en la era digital

La era digital hace que los archivos afronten cambios y tengan que asumir nuevos retos para adaptarse a los avances que se producen ante las tecnologías de la información. Es por ello que el Archivo General de la Universidad de Almería haya decidido modernizarse y se trabaje en nuevos proyectos con los que conservar el patrimonio documental de la UAL, que se conserva en el Archivo General. No en vano, toda la documentación que se alberga en este servicio "es la memoria de la Universidad y constituye parte esencial de la identidad de la misma", ha explicado su administradora Carmen Alicia García.

La responsable del Archivo ha explicado que se está trabajando en mejorar el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la UAL (papel y electrónico), porque "no tomar las medidas oportunas para una correcta clasificación, tratamiento y conservación de los documentos en papel y de los documentos electrónicos, puede ocasionar la pérdida de grandes cantidades de información para el futuro".

Para ello, está en marcha el Proyecto de implantación del Archivo Electrónico de la UAL que se ha impulsado para "dar cumplimiento a la legislación vigente en la materia de e-administración y de gestión documental y archivos, de Protección de Datos, de Transparencia…", ha señalado García.

"Es en la ley 39/2015 en su artículo 17 donde se establece que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable", ha matizado.

El Proyecto de Archivo Electrónico de la UAL lleva incluidos y paralelos los proyectos de Digitalización de documentos, Política de Gestión de Documentos Electrónicos, Modelo de Gestión Documental, Política de preservación, Actualización Cuadro de Clasificación, Proyecto Esquema de Metadatos, Inventario de Documentos/Tipos documentales, Mapa de series documentales. Catálogo de formularios normalizado, entre otros. En algunos de estos proyectos el Archivo General trabajará junto a otros servicios/unidades de la UAL para llevarlos a cabo.

"Este proyecto de Archivo Electrónico de la UAL se enmarca en el contexto de PAe (Proyecto de e-administración) de la Universidad de Almería y, surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vive la misma, debido al crecimiento exponencial del número de documentos, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como es la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la misma", ha aclarado Carmen Alicia García.

"Con este proyecto buscamos construir una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico que sirva mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas", ha indicado. Del mismo modo, también se pretende que se refuerce las garantías de los interesados. "La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados", ha puntualizado.

El Archivo General de la Universidad de Almería, que guarda la memoria histórica de la UAL, se encuentra en los bajos de la Biblioteca del campus. En estas instalaciones se custodian miles de documentos que atestiguan el pasado y presente de la Universidad.

El Archivo es la unidad responsable y especializada en organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad de Almería y garantizar la conservación, acceso y difusión de su patrimonio documental, con criterios de calidad, eficacia, coherencia y respecto a la legislación vigente, a fin de satisfacer las necesidades de información para la gestión administrativa, para la investigación y la cultura.

En la documentación del Archivo General de la Universidad de Almería pueden distinguirse dos partes claramente diferenciadas. Por un lado, los documentos procedentes de las instituciones de enseñanza superior anteriores a la creación de la Universidad de Almería (Fondo de Magisterio, 1860-1972; Fondo de Empresariales, 1935-1972; y Fondo del Colegio Universitario, 1972-1993).

Por otro, se guardan los documentos derivados en el ejercicio de sus funciones, de las actividades de gobierno, administrativa, docente e investigadora de las unidades, servicios, departamentos y centros de la Universidad de Almería desde 1993, año de su creación.